Mikro Stok Takibi

Mikro Yazılım Kullananlar İçin Stok Takibi Hakkında Bilgilendirme

Stok takibi Mikro Yazılımı kullanan bir çok kişinin en büyük sıkıntısıdır. Aslında benim şahsi görüşeme göre Mikro şuan piyasada bulunan en iyi stok takip imkanı sağlayan programdır. Bu görüşüme bir yakın çevremdeki bir çok kişinin de katıldığını biliyorum. Ayrıca zaten Mikro kullanıcı sayısı ile bu işi ne kadar iyi yaptığını ispatlamıştır.

Şimdi bu yukarıdaki yazdığım cümleleri okuyanlar direk olarak şu soruyu sormuşlardır; ” Madem bu Mikro bu kadar iyi biz neden stokları takip etmeyi bir türlü istediğimiz verimle yapamıyoruz? ”

Genel olarak stok takibinde sıkıntı yaşayan yerler çok çeşitli ürün satışı yapan perakende mağazalarıdır.  Ben genelde Market ve Çarşı türü yerleri gördüğüm için bugün konumuzda o tarz yerlere ait ürünleri örnek alacağız. Bir çok market vb. yerlerin sistemleri hakkında analizler yaptım ve genel olarak herkesin farklı alanlarda hatalar yapmış olduğunu gördüm.

Mikro Yazılım Stok Takibi Nasıl Yapılır?

Aslında olay tam olarak da burada düğümleniyor. Herkesin kendine göre stok takip etme mantığı mevcut.  Fakat iş takip için mantık kurmakla bitmiyor. Neticede herkes geçici ama kurumlar kalıcıdır. Olaya bu mantıkla baktığımız zaman, her yeni iş başı yapan kişi kendince bir takip sistemi kurmakta ve bu tarz bir yapılandırmada asla stok takibi yapılamaz. Mikro’da %100 olmasa bile %95’e kadar sağlam stok takibini nasıl yapabileceğinize dair bu konumuzda bilgiler paylaşacağım.

Öncelikle Stok Takibi için Mikro Yazılımda yapmamız gereken işlemleri sınıflandırmamız gerekmektedir.

Mikro Yazılımevi Logo MetinOktay.NET

1-) Stok Kaydı Açma İşlemi

1-)  Stok kayıt işlemi çok önemlidir. Ürünlerin doğru ve düzenli şekilde açılması Mikro ve sizin açınızdan en önemli noktadır. Stoklar doğru değil ise bir çok sıkıntı ve problem yaşayabilirsiniz.  Bu uzun ve başlı başına bir konu olduğu için kısa bir örnek ve yukarıdaki linkle bu kısmı geçiyorum.

Örnek; Eti Cici Bebe 180GR Ürünü Stoklarınızda mevcut ve sizde doğru bir şekilde bu ürüne kayıt açtınız diyelim. Herhangi bir kampanya durumu veya gramaj farkında Eti bu ürüne ait barkodu da değiştirmektedir. Sizin yapacağınız yeni açılan kayıtta barkod farkını yansıtmaktır. 180GR ait olan stok kaydına yeni barkodu atmak yerine 20 30 saniyede yeni bir kayıt açıp, değişikliği ifade edin. 160GR düşürdü diyelim 160GR diye yeni bir kayıt açmayı tercih edin.  Aksi halde sizden sonra gelen kişi bu durumu fark etmeyip, 160GR için yeni bir kayıt açabilir. Bu durumda stok rakamları iyice saçmalamaya başlayacaktır.

NOT: Bu metni okuyan 1 barkod 1 defa açılır demiştir düşüncesiyle not düşmek istedim; Ambalaj değişimde barkod değişebilir fakat gramaj aynı kalır.

Önemli NOT: Mümkün mertebe bütün ürünlerinize Ana Sağlayıcı belirleyiniz ve MikroKUR‘dan farklı cariden ürün geldiğinde uyarı almanız için gerekli işlemleri yapınız.

Ayrıca Stok Tanıtım Kartı hakkında en detaylı bilgilere ulaşmak için tıklayınız…

2-) Sipariş Sistemi

2-) Mal Kabul sistemine geçmeden önce öncelikli olarak yapılacak işlemimiz tam olarak budur. Genel anlamda zaten bu işi ciddi olarak yapan kuruluşların tamamı sipariş sistemi ile çalışmaktadır. Sipariş dışı alınan ürünler sadece günlük gelmesi gerekli olan ürünlerdir. (Ekmek, Günlük Süt vb. gibi)

Eğer bu tarz bir günlük alışınız söz konusu değilse mutlaka sipariş sistemini kullanmanız gerekmektedir. Bu işlem için kullanmanız gereken; Normal mal kabul verilen sipariş fişi (022200) evrakıdır. Bu evraka düzenli olarak almış olduğunuz siparişleri Firma Yetkilisi ile birlikte giriş yapmanızı tavsiye ederim. Mal Kabul işlemi yaparken sipariş mantığı ile hareket ederseniz hata payını min. indirmek için bir adım daha atmış olursunuz. Bu evrak için birde form dizaynı oluşturursanız, her firma verdiği siparişi Satın Alma yetkilisine imzalatmak zorunda kalacağı için size yazılan siparişlerde istemediğiniz ürünlerin olmasını da engellemiş olursunuz.

Örnek Form Dizayn’ı için tıklayınız…

Linkteki form dizaynını kendinize göre düzenleyebilir yada onu bir örnek görüp kendi mantığınıza uygun bir tasarım yapabilirsiniz. Bu aşamadan sonra; Firmaya verdiğiniz sipariş dökümünü ürünleri teslim etmeye gelen teslimatçı yanında getirmeli ve mal kabul yapacak olan kişi sipariş formunda bulunan ürünler ile gelen ürünler arasında karşılaştırma yapmalıdır. Ürünlerin doğru gelip gelmemesi durumunda ne yapacağınız ise size kalmıştır.

Ben yaşanmış bir durumdan örnek vererek şunu söyleyeyim ; Sipariş sistemi kurduğum bir markette firma görevlisi benim onayladığım siparişin haricinde ürünler getirdiği zaman, getirmiş olduğu doğru ürünlerde dahil olmak üzere bütün ürünleri iade ediyordum. Siparişe uygun olarak yeni İrsaliye/Fatura ile birlikte doğru ürünleri getirmelerini istiyordum. 3 5 defa belki 10 defa bu tarz sıkıntılar yaşayabilirsiniz fakat yumuşak yüzlü davranmayıp, siparişe uygun ürün gelmemesi takdirde mal kabul yapılmayacağını karşı tarafa anlatabilirseniz bir yerden sonra bütün siparişleriniz doğru ve düzenli olarak gelmeye başlayacaktır.

3-) Stok Girişleri – Mal Kabul

3-) Benim anlatacağım Mal Kabul işlemi El-Terminali vb. gibi ekstra yardımcı programlar kullanmadan yapılan, tabiri caizse manüel olarak yapılan mal kabul sistemidir. Ürün kayıtlarımızın doğrulu tam olarak burada işimize yaracaktır.

Bu alanda ilk 2 seçenekte belirttiğimiz alanların önemini göreceğiz ve aynı zamanda giriş kar analizleri ve fiyat kontrolünü göreceğiz.

Mikro sistemine Alış İrsaliyesi veya Alış Faturası giriş işlemleri yaparken, giriş işlemlerinde mutlaka Sipariş Çağır işlemini uygulanız ve girişlerinizi siparişe göre yapınız. Daha sonra giriş ve kontrol işlemi bitince, SHIFT + CTRL + K  kısa yol tuşları ile Evrak Kar Analiz alanını muhakkak kontrol etmenizi tavsiye ederim. Bu analiz ekranında aldığımız sonucun ise mutlaka dökümünü alıp, girişi yapılan fatura/irsaliye ‘nın üzerine zımbalayınız. Daha sonra bu giriş yapılan evrakları Satın Alma Sorumlusuna veriniz. İşin bu noktasında ise işlem kontrol amacı ile siparişi veren yetkilinin eline geçiyor. Mal kabul yapan kişilerin ve fatura/irsaliye girişlerini yapan kişilerin kontrolü bu aşamada yapılmaktadır. Satın almacı bildiği kadarı ile ürünlerin kontrolünü, kar oranlarını, alış ve satış fiyatlarını kontrol etmelidir. Bu sayede hem ürün girişini kontrol ettirmiş hemde ürünlerin kar oranlarını kontrol etmiş olacaksınız. Her fatura doğru kontrol edilir ise, alış fiyatından daha düşük fiyata satılan ürünler diye bir sıkıntınız kalmayacaktır.

İşin bu aşamasından sonra işlemlerin kontrolünü yapmak üzere evrakları Sistem Developer kontrolündeki kontrol personeline geçiş yapacaktır. Burada fatura kontrolü yapan kişiler ürünlerin siparişte yazan ürünler olduğunu teyit etmelidir. Yani buradaki işlem Ön Muhasebe kontrolü diyebiliriz. Girilen faturalar doğru mu girildi diye standart olarak hemen hemen herkesin yaptığı kontrol işlemlerini yapacaksınız. Benim anlattığım sistemde fatura girişlerinize ve kontrol işlemlerinize ek olarak Evrak Analiz İşlemi ve Satın Almacı Kontrolü işlemleridir.

4-) Stok Virman

4-) Yukarıda belirttiğim işlemler her ne kadar basit görülse de bu işlemlerde hemen hemen her yer hata yapmaktadır. Yukarıdaki mantıkta hata olmasa bile iç personelin satış alanında yaptığı hatalardan dolayı virman yapmak zorundasınız.

Peki nedir bu virman işlemi? 

Virman işlemleri Stok Kartları için; Stok virman fişi (012810) evrakı ile yapılmaktadır. Bu evrak ile ürünler arasında oluşan karışıklıkları giderebilirsiniz. Bu konuyu en basit şekilde örneklendirme ile yapabileceğimi düşündüğüm için bir kaç örnek ile anlatmaya tercih ettim.

Örnek 1-) Şarküteri bölümünde 4 Çeşit zeytin sattığını var sayarsak ve bu zeytinleri adlandıracak olursak;

1-) Gemlik Zeytin (7TL)  2-) Siyah Zeytin (5TL) 3-) Yeşil Zeytin (8TL) 4-) Kırma Zeytin (12TL)

Şarküteri bölümüne bakan kişi sistemde belirlediğiniz mantıkla hareket etmeyebileceği için, Gemlik Zeytin satıp Siyah Zeytin kodundan çıkış yapabilir. Bu durumda hatayı düzeltme işlemi ise Sistem Developer’e  veya onun ekibine kalmaktadır. Bu ekip bu tarz durumlarda hatalı ürünleri takip edip, çıkış işlemlerini maliyet kontrolü ile birlikte düzeltmelilerdir.

Yani şöyle ki; Stok Virman Fişinde Gemlik Zeytin’den giriş maliyeti ile çıkış yapıp, Siyah Zeytin’e aynı maliyet ile giriş yapmaları gerekmektedir.

Örnek 2-) Kasa çıkışlarında yapılan ürün hatalarıdır. En çok karşılaşılan hatalardan biri ise budur. Çok kısa ve basit bir örnekleme yapmak gerekirse; Eti Topkek Çeşitlerini örnek alabiliriz. Bu ürünlerin çeşitleri, Meyveli – Kakaolu – Karamel vb. şeklindedir. Bir müşteri 10 adet Eti Topkek aldığı zaman genelde kasiyerler işin kolayına kaçmak için, nasıl olsa hepsinin fiyatı aynı mantığı ile 10xbarkod yani 10 tane aynı üründen sat sistemini kullanmaktadır. Durum böyle olunca bu 10 tane ürün farklı farklı olmasına rağmen sistem bunların tamamını tek 1 üründen çıkış yapacaktır. Burada size dokunacak tek zarar sayısal değer olarak görülebilir fakat işin aslı öyle değil. Birlikte satılan ürünler, Ürün çeşit satış çizelgeleri, ürün sipariş işlemleri vb. gibi bir çok işlemde size zarar verebilir. Bu nedenle Mikroyu tam ve verimli bir şekilde kullanmak istiyorsanız hiç birşeyi küçümsemeyeceksiniz demektir. Eğer küçümserseniz ilerde bu ufacık şeyler dağ olup tekrar karşınıza gelecektir.

Stok Virman işlemlerini nasıl yapacağınıza dair detaylı bilgili almak için tıklayınız…

5-) Fire Çıkışları

Bir diğer önemli husus ise fire takip konusudur. Bu konuyu çok detaylı anlatmak istediğim için şimdilik sadece Fire Çıkış Takibi yapmanız gerektiğini bu alanda belirtmek istiyorum. Konuyu tam anlamıyla yazdığım zaman bu bölüme yazı link’inin eklemesini yapacağım.

6 -) Rutin Sayım İşlemleri 

6 -) Yukarıdaki işlemleri yaptıktan sonra her şey tamamdır deyip geçmek olmaz tabi ki, neticede çalıntı, kırılan, dökülen vs. vs. gibi bir sürü şey ile karşılaşmanız mümkündür. Bunun için yukarıdaki işlemlerin dışında Sistem DevelOper kontrolündeki ekip, düzenli olarak bölüm sayımlarının kontrolü yapacaklar ve sayım kesinleştirmesi ile çıkan hataların sebeplerini araştırıp, ortaya çıkan sebepler neticesinden önlemler alarak aynı hataların tekrar yaşanmamasını sağlayacaktır.

Peki bu sayım işlemleri nasıl yapılmalıdır? 

İşin en hassas ve önemli noktası ise burasıdır. Burada yapılması gereken en önemli şey, hassas ve düzenli bir gruplandırma sistemi kurmaktır. 1. seçenekte anlattığım düzgün stok kaydı açma işlemi burada işimize yaramaktadır. Ürünleri doğru şekilde Ana Grup – Alt Grup – Reyon vb. gibi kodlar altında toplayabilirseniz, düzenli bir şekilde sayım işlemlerinizi de gerçekleştirebilirsiniz. Sistem Sorumlusu’nun belirleyeceği çizelge doğrultusunda bu sayım işlemlerini 3-Aylık Periyotta, Aylık Periyotta ve Haftalık Periyotta yapabilirsiniz. Sayımları hangi sıklıkla yapacağınız sizin inisiyatifinize kalmış bir şeydir. Başlangıç aşamasında bu işlemleri Haftalık Çizelgelerle yapmanızı tavsiye ederim. Siz bu konuda ne kadar hassas ve düzenli olduğunuzu yönetici ve personellerinize gösterebilirseniz ilerleyen dönemlerde bu periyotları aylık düzene çekebilirsiniz. Süreç ilerledikçe bütün personel ve yöneticiler bu durumu benimseyeceğinden dolayı sayım işlemlerini 3 aylık periyotlara da çekebilirsiniz fakat benim tavsiyem aylık periyotlardan asla vazgeçmemenizdir. Çünkü bu tarz işletmelerde en büyük dert personel sıkıntısı olduğu için sürekli personel değişikli gibi işlemleriniz olacaktır. Bu durumda da sayımları sıklıkla yapmak personellere işletmenin iş ağırlını göstermenizi sağlar.

Şimdi gelelim sayım işlemlerinin Mikro’ya çekilmesi ve sayımın nasıl yapılacağıdır. Zaten sistemlerinizden sorumlu  olan kişiler ( System Developer veya Bilgi İşlem Müdürü ) sayım işlemlerinin nasıl yapılacağını biliyorlardır. Eğer ki bilmiyorlar ise, teknik destek aldığınız firma ile görüşmenizi tavsiye ederim. Benim anlatacağım sayımın Mikro üzerindeki işlemleri değil, sayım işlemlerinin hangi düzende yapılacağıdır.

Eğer ki sistemdeki gruplandırmalarınız tam anlamı ile doğru ve düzenli ise, Alt Grup veya Ana Grup bazında sayımlar yapabilirsiniz. Başlangıç aşamasında sayımları bu doğrultuda yapmanız sayımları daha rahat ve basit yapmanız anlamına gelmektedir. İlerleyen dönemlerde sayımları Reyon – Üretici vb. gibi daha geniş kapsamlı ( Aylık Periyottaki Sayımlar )   alanlar çerçevesinde yapabilirsiniz.

7 -) Reçeteler

Bu alanda ise ürünlere ait reçeteler veya sarf ve montaj reçetesi oluşturmak hakkında bilgiler vereceğim. Fakat reçete olayı da fire olayında olduğu gibi daha önce yazdığım herhangi bir yazı bulunmadığından dolayı yeniden yazmam gereken bir konu olduğu için ilerleyen dönemlerde bu konu hakkında da detaylı bir yazı yazıp link’ini bu başlık altında paylaşacağım.

8 -) Kasalardan Çekilen Satışlar ve Belge İptali Kontrolü

Günlük olarak kasalardan satış çekme işlemlerinizi yapmanız ve bu işlemlerin doğruluğunu kontrol etmeniz de önemli bi etkendir. Satışları çektikten sonra kasalardan gelen Z-Raporu ile tutar kontrolünü yapıp, Z tutarı ile mikroya çekilen satışlar birbirini tutuyor diye detaya inmeden geçiş işlemlerini yapmayınız. Belge iptalleri konusunda olabildiğince hassas ve dikkatli davranın. Ayrıca kasa indirimleri konusunda dikkatli incelemeler yapınız.

Belge iptali ile hırsızlık gibi sonuçlar neticesi ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Bu hem parasal zarar hem yukarıda anlatılan işlemlerin boştan yere yapılması ile zamandan zarar etmenize sebep olur.

Kasada yapılan indirimler stok takibi açısından pek önemli değil fakat hazır yazmışken onuda ekleyeyim dedim. Sahte indirimler yine parasal zarar ve analizlerde hatalı bilgiler ile karşılaşmanız neticesinde ürün alımında yanlış tercihler yapmanıza sebep olurlar.

Bugünlük aklıma gelenler bu kadar, konu oldukça uzun detaylı olduğu için bazı yerlerde yazım hataları ve anlatım eksikliği yapmış olabilirim. Fırsat buldukça o hataları bulup, konuya cevap olarak atacağım. Sizlerde oradan yapılan değişiklikler hakkında bilgi edinebilirsiniz.

Bu konuyu yazmak için bilgisayara oturmadan önce aklıma çok daha fazla şey geliyordu fakat nedense şuan sadece bu kadar yazabildim. Unuttuğum yada atladığım yerler varsa onları da ilerleyen zamanlarda eklerim ve konu altına mesaj olarak eklenen alanları belirtilim.

Yazıyı Word Dosyası olarak indirmek için tıklayınız…